Factura comercial de exportación: formato y documentación

¿Qué es y para qué sirve la factura comercial?

En el comercio internacional, la factura comercial es un documento importante que el exportador brinda al importador. El objetivo de este es, junto con otros documentos, liberar el envío en aduana en el país de importación.

Una factura comercial provee todos los detalles importantes sobre el producto a tu comprador, a los agentes de carga, aduana y bancos. Es un documento obligatorio en todo el transporte marítimo y aéreo. Es decir que si un exportador envía por cualquier servicio internacional, deben brindar a las compañías la factura comercial.

Regularmente, estas facturas no incluyen detalles de impuestos en transacciones internacionales, debido a que pueden o no ser aplicables. Sin embargo, sí existen una serie de detalles sobre la transacción que el exportador debe asegurarse de incluir para que sus compradores no enfrenten ningún tema aduanero.

Cabe mencionar que existe una diferencia entre la factura comercial y la factura proforma. Esta última es un un documento informativo con los detalles que posteriormente incluirá la factura definitiva y sirve para que el vendedor se comprometa a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

Datos que debe contener una factura comercial

Cualquier factura para envíos y exportación debe contener los siguientes detalles:

• El nombre de la compañía, dirección y número de contacto del exportador.
• El nombre de la compañía, dirección y contacto del importador.
• Los detalles del comprador si no es esencialmente el destinatario.
• Modo de envío (por tierra, tren, aéreo o marítimo)
• Tipo de envío (en caso de que sea FCL, es decir un Full Container Load o carga de contenedor completo; LCL, Less Than Container Load o menos que una carga de contenedor; etcétera)
• Nombre del buque o el número del viaje
• Nombres del puerto de carga, puerto de descarga y destino
• Número de factura y fecha
• Número del Bill of lading o carta porte; Número de póliza de cobertura marítima; número de la carta de crédito
• Nombre del país del origen de los bienes
• Destino de los bienes
• Términos y método de pago (aunque esto puede ser opcional)

Adicional a estos detalles, la factura comercial también debe incluir el detalle de los producto que se envía:

• Descripción
• Cantidad
• Código arancelario (HS/HSN)
• Tipo de unidad
• Precio
• Divisa

Es vital que no olvides mencionar los términos de la transacción o el acuerdo entre ambas partes. Al final, incluye nombre, fecha y firma del representante autorizado de la compañía.

Formatos de factura comercial

Si bien no existe un formato en específico para crear una factura, es vital que todos los detalles básicos y necesarios se incluyan.

Es común ver facturas en formatos de Microsoft Word o Excel, sin embargo, suele suceder que estos omiten información relevante, lo que pueden llevar a retrasos costosos en las aduanas, confundir a los compradores o transportistas y, a su vez, significar cuotas o cargos por demora.

Como opción, los exportadores pueden recurrir a herramientas como IncoDocs o commercialinvoiceform.org, los cuales ayudan a que dicho documento se alinee a las recomendaciones de instituciones de comercio.

Asimismo, algunas empresas de paquetería como FedEx y UPS cuentan con formatos que se pueden consultar en línea.

Aquí te compartimos otro formato que puede servirte de guía:

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